Trong kỷ nguyên số hóa, thách thức lớn nhất của các cơ quan, tổ chức không còn là thiếu thông tin, mà là làm thế nào để tìm ra đúng tài liệu giữa hàng triệu trang văn bản đang lưu trữ. Được ví như một hệ thống tìm kiếm nội bộ chuyên nghiệp hoạt động tương tự Google Search, DORIS.Search là giải pháp tối ưu hóa tốc độ, độ chính xác và tính an toàn cho mọi nhu cầu khai thác tài liệu số hóa.

 

Giới thiệu về DORIS.Search: Tra cứu tài liệu kho lưu trữ và số hóa điện tử 

 

DORIS.Search là module tìm kiếm và khai thác tài liệu số hóa thuộc Phần mềm quản lý chỉnh lý, số hóa điện tử tài liệu lưu trữ DORIS, được thiết kế nhằm hỗ trợ người dùng tra cứu , truy cập và khai thác tài liệu lưu trữ một cách chính xác, nhanh chóng và an toàn.

DORIS.Search giải quyết triệt để bài toán khai thác tài liệu của các cơ quan nhà nước, tổ chức và doanh nghiệp sở hữu kho dữ liệu khổng lồ. Bằng cách loại bỏ hoàn toàn các rào cản của phương thức tìm kiếm thủ công, DORIS.Search góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, rút ngắn thời gian xử lý công việc và thúc đẩy mạnh mẽ quá trình chuyển đổi số trong công tác lưu trữ. 

 

Các chức năng cốt lõi của DORIS.Search

 

1. Tra cứu nội dung văn bản số hóa đã OCR theo từ khóa bất kỳ có trong nội dung văn bản, cho phép tìm kiếm đúng và gần đúng

Chức năng này cho phép người dùng tìm kiếm trực tiếp trong toàn bộ nội dung của các văn bản số hóa đã được xử lý bằng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR).

Thay vì chỉ giới hạn tra cứu theo các trường thông tin biên mục thủ công bên ngoài (như số hiệu, ngày ban hành), người dùng có thể nhập bất kỳ từ khóa, cụm từ, hoặc một đoạn nội dung bất kỳ xuất hiện bên trong ruột của văn bản. Hệ thống hỗ trợ cả cơ chế tìm kiếm chính xác tuyệt đối lẫn tìm kiếm gần đúng (nhận diện các từ đồng nghĩa, từ viết tắt hoặc có sai lệch nhỏ về ký tự), giúp nhanh chóng xác định đúng tài liệu cần tìm mà không sợ sót dữ liệu.

 

2. Lọc kết quả tra cứu theo nhóm hồ sơ, năm hình thành, dự án (nếu có)

Tính năng này giúp người dùng nhanh chóng thu hẹp phạm vi kết quả sau khi thực hiện tra cứu ban đầu, đặc biệt hữu ích khi làm việc với các kho tài liệu có quy mô hàng triệu trang.

Hệ thống cung cấp các bộ lọc nghiệp vụ thông minh, bao gồm lọc theo nhóm hồ sơ, năm hình thành văn bản, hoặc theo từng dự án/đề án cụ thể. Các bộ lọc này có thể vận hành độc lập hoặc kết hợp linh hoạt với nhau, hỗ trợ người dùng định vị chính xác tài liệu cần khai thác chỉ sau vài thao tác nhấp chuột. 

 

3. Tra cứu độ chính xác của từ khóa theo các thứ tự ưu tiên:

"Chính xác", "Khớp từ nhiều nhất", "Khớp từ theo độ gần nhau", "Thuộc tính", "Sắp xếp tùy biến"

Thay vì chỉ trả về các kết quả có chứa từ khóa, Doris Search còn tự động đánh giá và sắp xếp kết quả để đảm bảo kết quả tra cứu chính xác, đầy đủ và đáp ứng nhu cầu khai thác tài liệu trong các kho lưu trữ điện tử quy mô lớn.

• Chính xác: Ưu tiên hiển thị các văn bản chứa chính xác cụm từ tìm kiếm theo đúng thứ tự ký tự được nhập vào.
• Khớp từ nhiều nhất: Ưu tiên các tài liệu chứa tần suất xuất hiện của từ khóa cao nhất.
• Khớp từ theo độ gần nhau: Ưu tiên các trang văn bản có các từ trong cụm từ khóa nằm gần sát nhau, thể hiện tính liên kết ngữ nghĩa cao nhất.

Cơ chế sắp xếp thông minh này đảm bảo các kết quả phù hợp nhất luôn hiển thị ngay ở những vị trí đầu tiên.

 

4. Highlight các từ khóa trong kết quả tìm kiếm

Tính năng này tối ưu hóa trải nghiệm thị giác bằng cách tự động làm nổi bật (Highlight) bằng màu sắc các từ khóa hoặc cụm từ tìm kiếm trực tiếp trên cả danh sách kết quả hiển thị lẫn trang nội dung chi tiết của văn bản số hóa. Do vậy, người dùng dễ dàng xác định thông tin cần khai thác mà không phải đọc toàn bộ tài liệu, góp phần nâng cao trải nghiệm người dùng và rút ngắn thời gian tìm kiếm thông tin.

 

5. Link kết quả tìm kiếm theo hồ sơ, văn bản, nhóm hồ sơ, vị trí lưu trữ tài liệu gốc … tương ứng

DORIS.Search vận hành theo cơ chế liên kết dữ liệu đa chiều. Từ một kết quả tìm kiếm đơn lẻ, hệ thống tự động thiết lập các đường dẫn liên kết đến toàn bộ hồ sơ chứa văn bản đó, các văn bản liên quan trong cùng nhóm, và đặc biệt là chỉ rõ vị trí vật lý lưu trữ tài liệu gốc (như số hộp, số giá, số kệ trong kho giấy). 

Người dùng có thể dễ dàng đi sâu khai thác toàn bộ chuỗi thông tin liên quan mà không cần phải thực hiện lại thao tác tìm kiếm từ đầu.

 

6. Tạo lập Search Engine (tìm kiếm toàn văn), đánh chỉ mục theo các trường dữ liệu biên mục, đảm bảo tốc độ tìm kiếm <= 1s / 100.000 trang văn bản

Đây là nền tảng kỹ thuật cốt lõi quyết định hiệu năng vượt trội của hệ thống. Ngay khi tài liệu được đưa vào phần mềm, DORIS.Search tự động xây dựng công cụ tìm kiếm và đánh chỉ mục chuyên sâu cho cả dữ liệu biên mục lẫn nội dung văn bản đã OCR.

Nhờ cấu trúc lập chỉ mục tối ưu, hệ thống có tốc độ phản hồi cực kỳ ấn tượng: nhỏ hơn hoặc bằng 1 giây trên quy mô 100.000 trang văn bản, loại bỏ hoàn toàn tình trạng treo máy hay trễ lệnh tìm kiếm thường gặp ở các phần mềm thông thường.

 

Lợi ích vượt trội của DORIS.Search đối với các cơ quan, đơn vị

 

Việc tích hợp module DORIS.Search vào công tác quản trị văn phòng và lưu trữ mang lại những giá trị thực tế lâu dài cho tổ chức:

• Tối ưu hóa hiệu suất làm việc của nhân sự: Cán bộ chuyên môn không còn phải tiêu tốn hàng giờ đồng hồ để tìm kiếm hồ sơ. Với tốc độ truy xuất tức thì, DORIS.Search giúp nhân sự tập trung thời gian vào các công tác chuyên môn có giá trị cao hơn.
• Khai thác triệt để giá trị của tài liệu số hóa: Số hóa sẽ trở nên vô nghĩa nếu tài liệu bị xếp xó trong các ổ cứng điện tử mà không ai tìm thấy. DORIS.Search đánh thức giá trị của mọi trang tài liệu lưu trữ, biến chúng thành nguồn tài nguyên thông tin sống động, dễ tiếp cận.
• Hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng và chính xác: Lãnh đạo và các phòng ban có thể ngay lập tức truy cập các số liệu lịch sử, báo cáo cũ, hoặc các quyết định pháp lý liên quan để đưa ra các phương án chỉ đạo điều hành kịp thời dựa trên dữ liệu chuẩn xác.
• An toàn và bảo mật dữ liệu tuyệt đối: Khác với các công cụ tìm kiếm công cộng, DORIS.Search vận hành hoàn toàn trong hạ tầng mạng nội bộ của đơn vị. Hệ thống tích hợp phân quyền truy cập nghiêm ngặt: người dùng chỉ có thể tìm thấy và xem những tài liệu nằm trong phạm vi quyền hạn được cấp phép, ngăn chặn tối đa nguy cơ rò rỉ thông tin mật của tổ chức.​

​

​Cơ quan, doanh nghiệp của bạn đang sở hữu khối lượng tài liệu khổng lồ và muốn trải nghiệm giải pháp tra cứu thông tin thông minh như Google Search ngay trong nội bộ? Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và demo thực tế tính năng của DORIS.Search ngay hôm nay!

 

Liên hệ tư vấn giải pháp

 

Quý khách hàng có nhu cầu khảo sát, tư vấn giải pháp chỉnh lý tài liệu chuyên ngành hoặc cần hỗ trợ về triển khai dịch vụ, vui lòng liên hệ:

 

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI VTEC

🌐 Website: www.vtec.com.vn
🏢 Địa chỉ: Lô A6-X1, Đường Liên Cơ, Khu Đô Thị Mỹ Đình 1, Nam Từ Liêm, Hà Nội
📧 Email: contact@vtec.com.vn
📞 Hotline: 0981.026.488 - 0974.095.866 (Zalo hỗ trợ 24/7)