Ngành Thống kê đóng vai trò là "xương sống" trong việc cung cấp thông tin kinh tế - xã hội phục vụ công tác điều hành của Đảng và Nhà nước. Cùng với sự phát triển của công nghệ và yêu cầu chuyển đổi số toàn diện, việc chuẩn hóa, sắp xếp kho lưu trữ giấy trở thành nhiệm vụ cấp bách. VTEC Software đã triển khai thành công dịch vụ chỉnh lý tài liệu Hành chính và Chuyên môn giai đoạn 2024 - 2025 tại 26 Cục Thống kê các tỉnh thành phía Bắc, mở đường cho lộ trình số hóa dữ liệu ngành dọc.

 

Tính chất đặc thù của tài liệu lưu trữ ngành Thống kê

 

Không giống như khối hành chính văn phòng thông thường, tài liệu ngành Thống kê mang những đặc thù riêng biệt của một hệ thống ngành dọc từ Trung ương đến địa phương. Khối lượng hồ sơ lưu trữ tại mỗi Cục Thống kê tỉnh/thành phố luôn ở trạng thái khổng lồ, tăng trưởng cơ học rất nhanh qua mỗi kỳ điều tra và có tính mật cao liên quan đến số liệu chiến lược quốc gia.

Hệ thống tài liệu tại các Cục Thống kê được chia làm hai khối rõ rệt với những đặc trưng riêng biệt:

• Khối tài liệu Hành chính: Bao gồm các văn bản chỉ đạo, điều hành của ngành; hồ sơ tổ chức bộ máy, nhân sự, thi đua khen thưởng; các kế hoạch công tác năm/giai đoạn; hồ sơ tài chính kế toán, quyết toán ngân sách và quản lý tài sản công của Cục.
• Khối tài liệu Chuyên môn: Đây là tài liệu cốt lõi có cấu trúc phức tạp và đa dạng về hình thức bóc tách, bao gồm:
  • Hồ sơ các cuộc Tổng điều tra vĩ mô: Tổng điều tra dân số và nhà ở; Tổng điều tra kinh tế; Tổng điều tra nông thôn, nông nghiệp và thủy sản... chứa hàng triệu phiếu điều tra hộ gia đình, phiếu doanh nghiệp.
  • Các cuộc điều tra mẫu thường xuyên và đột xuất: Điều tra xu hướng sản xuất kinh doanh; điều tra lao động việc làm; điều tra giá tiêu dùng (CPI), giá sản xuất...
  • Sản phẩm thống kê: Hệ thống biểu mẫu báo cáo thống kê tập trung; các niên giám thống kê tỉnh/thành phố; dữ liệu phân tích, dự báo và các đề tài nghiên cứu khoa học chuyên ngành qua các thời kỳ.

 

Cơ sở pháp lý nền tảng trong triển khai chỉnh lý tài liệu ngành Thống kê

 

Để bảo đảm tính pháp lý tối cao và sự đồng bộ tuyệt đối trong toàn hệ thống, dịch vụ chỉnh lý tài liệu do VTEC Software thực hiện được thiết kế và vận hành nghiêm ngặt dựa trên hai hành lang pháp lý cốt lõi:

• Luật Lưu trữ năm 2024: Đây là kim chỉ nam cao nhất, quy định rõ ràng về nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ, trách nhiệm của người đứng đầu, thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử, và đặc biệt là các quy định mới nhất về giá trị pháp lý của tài liệu lưu trữ số hóa. Việc bám sát Luật Lưu trữ 2024 đảm bảo kho hồ sơ sau chỉnh lý của các Cục Thống kê hoàn toàn hợp pháp và sẵn sàng cho các kỳ kiểm tra nghiệp vụ.
• Quyết định số 439/QĐ-TCTK năm 2023 của Tổng cục Thống kê: Đây là căn cứ chuyên ngành mang tính quyết định đối với tài liệu ngành dọc. Quyết định 439 quy định chi tiết về Danh mục thành phần tài liệu, Quy trình nghiệp vụ văn thư, lưu trữ riêng biệt của ngành Thống kê và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn. 
• Thông tư số 16/2023/TT-BNV của Bộ Nội vụ: Quy chuẩn kỹ thuật định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy. Đây là văn bản pháp quy bắt buộc, định hình quy trình xử lý tài liệu giấy chuẩn khoa học qua 21 bước nghiệp vụ, đảm bảo hồ sơ sau chỉnh lý đạt chuẩn quốc gia.

 

Thực tế triển khai dịch vụ chỉnh lý tài liệu tại 26 Cục Thống kê

 

Giai đoạn 2024 - 2025 đánh dấu một cột mốc quan trọng khi VTEC Software được tin tưởng lựa chọn là đơn vị triển khai trọn gói dịch vụ chỉnh lý tài liệu cho 26 Cục Thống kê các tỉnh, thành phố khu vực phía Bắc. Đây là một chiến dịch quy mô lớn, đối mặt với khối lượng tài liệu khổng lồ tích tụ qua nhiều giai đoạn biến động địa giới và tổ chức của ngành Thống kê.

Khi tiếp cận kho lưu trữ của 26 Cục Thống kê miền Bắc, đội ngũ của VTEC Software đã ghi nhận những bất cập mang tính hệ thống mà các đơn vị đang phải đối mặt:

• Tài liệu chưa được chỉnh lý theo vấn đề, diện tích bị chiếm dụng lớn
• Kho vật lý phân tán, manh mún sau sắp xếp địa giới hành chính
• Đứt gãy dòng dữ liệu và nghẽn mạch tra cứu

 

Đứng trước thực trạng đó, VTEC Software đã điều động đội ngũ chuyên gia lưu trữ am hiểu sâu sắc ngành dọc, trực tiếp cắm chốt tại các tỉnh thành để thực hiện phương án tổ chức lại các kho tư liệu:

• Quy hoạch và tập trung hóa kho tài liệu: VTEC phối hợp cùng ban lãnh đạo các Cục tiến hành khảo sát, tập kết toàn bộ tài liệu từ các kho phân tán về một đầu mối duy nhất. Thiết kế lại sơ đồ sắp xếp kho vật lý khoa học, tối ưu hóa công năng của từng mét giá kệ.
• Chỉnh lý chuyên sâu theo đúng vấn đề và nghiệp vụ ngành dọc: Áp dụng nghiêm ngặt quy trình 21 bước của Thông tư 16/2023/TT-BNV kết hợp với Quyết định 439/QĐ-TCTK, VTEC đã bóc tách, phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh. Tài liệu được tổ chức mạch lạc theo từng nhóm vấn đề: Khối hành chính tách biệt rõ ràng với Khối chuyên môn.
• Phân loại và loại bỏ tài liệu hết giá trị: Tiến hành thẩm định và xác định chính xác tài liệu bảo quản vĩnh viễn, tài liệu lâu năm; lập danh mục và hồ sơ khoa học cho khối tài liệu đã hết giá trị để sẵn sàng trình hội đồng phê duyệt tiêu hủy, giải phóng tối đa diện tích kho bãi thực tế.
• Xây dựng công cụ tra cứu thông minh: Bên cạnh việc lập Mục lục hồ sơ bản giấy, VTEC Software đã số hóa toàn bộ danh mục mục lục thành file điện tử, chuẩn hóa dữ liệu đầu vào.

 

 

Những giá trị VTEC mang lại cho các Cục Thống kê​

 

Sau khi chiến dịch hoàn thành, VTEC Software đã bàn giao lại cho 26 Cục Thống kê miền Bắc hệ thống tài liệu lưu trữ khoa học cùng những giá trị dài hạn:

• Tối ưu hóa 100% không gian lưu trữ: Giải phóng hàng ngàn mét giá tài liệu tồn đọng, trả lại không gian kho bãi sạch sẽ, ngăn nắp, đạt chuẩn an toàn phòng cháy chữa cháy và bảo quản tài liệu.
• Rút ngắn thời gian tra cứu từ hàng tuần xuống vài giây: Cán bộ ngành Thống kê giờ đây chỉ cần tra cứu trên file mục lục điện tử là có thể định vị chính xác hộp số mấy, giá số mấy, nằm ở vị trí nào trong kho để tiếp cận tài liệu ngay lập tức.
• Bảo toàn giá trị dữ liệu chiến lược quốc gia: Toàn bộ hồ sơ, chứng từ mang tính mật, có giá trị lịch sử cao của ngành Thống kê được bảo vệ toàn vẹn, khoa học, loại bỏ nguy cơ thất lạc thông tin.
• Sẵn sàng cho lộ trình số hóa toàn diện: Kho tài liệu sau khi được VTEC chỉnh lý sạch và hệ thống hóa chính là điều kiện lý tưởng, là bước đệm hoàn hảo để các Cục Thống kê tiến hành quét (scan) tốc độ cao và đưa dữ liệu vào hệ thống lưu trữ số tập trung trong giai đoạn tiếp theo.

 

Liên hệ tư vấn giải pháp

Quý khách hàng có nhu cầu khảo sát, tư vấn giải pháp chỉnh lý tài liệu chuyên ngành hoặc cần hỗ trợ về triển khai dịch vụ, vui lòng liên hệ:

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI VTEC

🌐 Website: www.vtec.com.vn
🏢 Địa chỉ: Lô A6-X1, Đường Liên Cơ, Khu Đô Thị Mỹ Đình 1, Nam Từ Liêm, Hà Nội
📧 Email: contact@vtec.com.vn
📞 Hotline: 0981.026.488 - 0974.095.866 (Zalo hỗ trợ 24/7)