Trong bối cảnh tinh gọn bộ máy và vận hành mô hình chính quyền địa phương hai cấp, công tác quản lý hồ sơ tại UBND cấp xã đang ngày càng trở nên quan trọng. Đặc biệt, sau khi thực hiện chủ trương sắp xếp, sáp nhập các đơn vị hành chính cấp xã, lượng tài liệu lưu trữ tăng lên gấp đôi nhưng không gian kho bãi lại bị thu hẹp. Để đáp ứng các mục tiêu của Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng của tỉnh, việc chuẩn hóa kho tài liệu giấy và xây dựng cơ sở dữ liệu số hóa là yêu cầu cấp bách để xây dựng chính quyền điện tử tại cơ sở.

 

1. Thực trạng và áp lực lưu trữ tại UBND cấp xã

Việc sáp nhập các xã, phường, thị trấn mang lại hiệu quả lớn về mặt tinh gọn tổ chức bộ máy, nhưng đồng thời cũng đặt ra những thách thức chưa từng có cho công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương:

• Quá tải diện tích kho bãi vật lý: Tài liệu từ hai hoặc nhiều UBND xã cũ được gom về một đầu mối duy nhất tại trụ sở mới. Khối lượng hồ sơ đất đai, tư pháp hộ tịch tăng lên đột biến trong khi hạ tầng kho lưu trữ của xã mới sáp nhập chưa kịp nâng cấp, dẫn đến tình trạng tài liệu bị xếp chồng, bảo quản sai quy chuẩn.
• Trùng lặp và phân tán thông tin: Tài liệu của các đơn vị cũ được hình thành qua nhiều thời kỳ, sử dụng các phương pháp phân loại và ký hiệu hồ sơ khác nhau. Nếu không được chỉnh lý khoa học, việc quản lý sẽ cực kỳ chồng chéo, dễ xảy ra thất lạc các hồ sơ pháp lý quan trọng của người dân.
• Điểm nghẽn tại bộ phận Một cửa: Việc sáp nhập làm gia tăng số lượng công dân đến giao dịch hành chính. Cán bộ chuyên môn phải mất nhiều giờ, thậm chí nhiều ngày lục tìm hồ sơ giấy giữa các kho tài liệu chưa phân loại để giải quyết một thủ tục trích lục đất đai hoặc hộ tịch, gây chậm trễ cho quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

 

2. Cơ sở pháp lý và yêu cầu thực tiễn trong công tác lưu trữ cấp cơ sở

Công tác quản lý, chỉnh lý và số hóa tài liệu tại UBND cấp xã không đơn thuần là việc sắp xếp kho bãi nội bộ, mà là nhiệm vụ bắt buộc được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản pháp lý chặt chẽ và xuất phát từ đòi hỏi thực tế khách quan:

Cơ sở pháp lý nền tảng

• Luật Lưu trữ năm 2024: Quy định rõ trách nhiệm của người đứng đầu các cơ quan, tổ chức (bao gồm Chủ tịch UBND cấp xã) trong việc quản lý, bảo quản và chỉnh lý tài liệu lưu trữ của đơn vị mình trước khi giao nộp vào Lưu trữ lịch sử.
• Thông tư số 16/2023/TT-BNV của Bộ Nội vụ: Ban hành các định mức kinh tế - kỹ thuật và quy trình chuẩn gồm 21 bước nghiệp vụ cho công tác chỉnh lý tài liệu nền giấy, đảm bảo tính thống nhất về mặt kỹ thuật lưu trữ trên toàn quốc.

​

Yêu cầu thực tiễn khách quan

• Yêu cầu cải cách hành chính và chuyển đổi số: Quyết định số 749/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về Chương trình Chuyển đổi số quốc gia yêu cầu các cấp chính quyền phải số hóa quy trình nghiệp vụ. Tài liệu số hóa là nguồn tài nguyên cốt lõi để vận hành dịch vụ công trực tuyến mức độ toàn trình tại địa phương.
• Yêu cầu về tính chính xác pháp lý cao: Các tài liệu đất đai, địa chính qua các thời kỳ (đặc biệt là sổ mục kê, bản đồ giải thửa, hồ sơ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất) có giá trị pháp lý rất lớn. Thực tế tranh chấp đất đai tại cấp xã đòi hỏi các tài liệu này phải được chỉnh lý khoa học để phục vụ tra cứu, xác minh tức thời, chính xác.​

 

3. Vì sao phải chỉnh lý tài liệu sạch trước khi tiến hành số hóa?

Nhiều đơn vị thường có xu hướng muốn số hóa ngay toàn bộ kho tài liệu để phục vụ tra cứu trên máy tính. Tuy nhiên, việc đưa một kho tài liệu chưa chỉnh lý vào scan trực tiếp sẽ dẫn đến những lãng phí nghiêm trọng:

• Số hóa cả tài liệu hết giá trị: Kho lưu trữ cấp xã chứa rất nhiều giấy tờ trùng lặp, các bản nháp hoặc văn bản hành chính đã hết thời hạn bảo quản theo quy định. Chỉnh lý giúp phân loại và loại bỏ các tài liệu này trước khi scan, tiết kiệm tối đa chi phí và không gian lưu trữ số.
• Dữ liệu số hóa không thể tra cứu: Tài liệu không được phân loại, lập hồ sơ và biên mục rõ ràng thì khi quét thành file điện tử, hệ thống cũng chỉ thu được các tệp tin rời rạc, không có cấu trúc dữ liệu, không thể tìm kiếm bằng từ khóa.
• Mất an toàn tài liệu gốc: Tài liệu cũ, nát nếu không được xử lý nghiệp vụ, bóc ghim, làm phẳng và vá lành trước khi đưa qua máy quét công nghiệp sẽ rất dễ bị rách, hư hỏng hoàn toàn.

Do vậy, chỉnh lý tài liệu là bước đi bắt buộc, tạo lập nguồn dữ liệu sạch để phục vụ số hóa tài liệu lưu trữ một cách chính xác, tiết kiệm và hiệu quả nhất.

 

4. Quy trình chỉnh lý, số hóa tài liệu cấp xã của VTEC Software: 

Để hỗ trợ các UBND cấp xã giải quyết triệt để bài toán hậu sáp nhập, VTEC Software cung cấp giải pháp chuyển đổi số lưu trữ khép kín, tuân thủ Thông tư 16/2023/TT-BNV và các tiêu chuẩn bảo mật thông tin:

1. Khảo sát, phân loại và chỉnh lý tài liệu giấy:

Bước 1.

Thực hiện quy trình chỉnh lý 21 bước chuẩn Bộ Nội vụ. Gom tài liệu từ các xã sáp nhập, phân loại theo từng phông, từng khối chuyên môn (Địa chính, Hộ tịch, Văn phòng) và xác định thời hạn bảo quản để loại bỏ tài liệu hết giá trị.

2.Chuẩn bị tài liệu trước khi quét (Scan):

Bước 2.

Tiến hành tháo ghim, kẹp, làm phẳng tài liệu giấy. Phân loại các tài liệu quá khổ (như bản đồ địa chính cấp xã) hoặc tài liệu bị rách, mủn để có phương án quét chuyên dụng bằng máy quét phẳng (flatbed).

3.Quét tài liệu và xử lý hình ảnh số:

Bước 3.

Sử dụng máy quét chuyên dụng tốc độ cao để chuyển đổi tài liệu giấy thành định dạng số (PDF/A, TIFF). Xử lý kỹ thuật hình ảnh (xoay chiều, tăng độ nét, khử nhiễu) đảm bảo văn bản rõ nét, dễ đọc.

4.Bóc tách dữ liệu và nhập chỉ số tìm kiếm:

Bước 4.

Ứng dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) để bóc tách thông tin tự động. Nhập các trường dữ liệu cốt lõi (Số hiệu, Ngày ban hành, Trích yếu, Tên công dân) để làm chỉ số tìm kiếm (Metadata).

5.Tích hợp vào phần mềm lưu trữ số:

Bước 5.

Bàn giao tài liệu giấy đã được dán nhãn dán, xếp vào hộp lưu trữ ngăn nắp, đồng thời nạp toàn bộ cơ sở dữ liệu số hóa vào hệ thống phần mềm quản lý lưu trữ của cơ quan hoặc cơ sở dữ liệu dùng chung của tỉnh.

5. Giá trị thực tế VTEC Software mang lại cho các UBND cấp xã

Với năng lực triển khai thực tế tại khối hành chính công và các cơ quan ngành dọc, VTEC Software giúp các đơn vị cấp cơ sở đạt được các mục tiêu đổi mới, chuẩn hóa và chuyên nghiệp hóa:

• Tối ưu hóa thời gian xử lý thủ tục hành chính: Cán bộ bộ phận Một cửa chỉ cần gõ thông tin người dân hoặc số hiệu thửa đất trên phần mềm là có thể truy xuất ngay file scan của hồ sơ gốc trong vài giây, thay vì phải vào kho giấy tìm kiếm như trước.
• Chia sẻ dữ liệu thông suốt: Hồ sơ sau khi số hóa dễ dàng được chia sẻ, kết nối liên thông giữa cấp xã và cấp huyện, tỉnh, phục vụ đắc lực cho công tác quản lý đất đai và quy hoạch đô thị.
• Bảo vệ tuyệt đối tài liệu gốc có giá trị lịch sử: Các tài liệu địa chính, sổ hộ tịch được lập từ nhiều thập kỷ trước sẽ hạn chế tối đa việc phải mang ra sử dụng trực tiếp, tránh được nguy cơ hư hại vật lý theo thời gian.
• Cam kết an toàn thông tin: Quy trình chỉnh lý và số hóa được thực hiện bởi đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, ký cam kết bảo mật thông tin, không làm rò rỉ dữ liệu cá nhân của công dân tại địa phương.

 

UBND cấp xã của địa phương đang cần triển khai phương án chỉnh lý, số hóa tài liệu tồn đọng sau sáp nhập theo Đề án của tỉnh? Hãy liên hệ ngay với VTEC Software để nhận tư vấn chuyên sâu, khảo sát thực tế và xây dựng lộ trình thực hiện tối ưu nhất!

 

Liên hệ tư vấn giải pháp

Quý khách hàng có nhu cầu khảo sát, tư vấn giải pháp chỉnh lý tài liệu hoặc cần hỗ trợ về triển khai dịch vụ, vui lòng liên hệ:

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI VTEC

🌐 Website: www.vtec.com.vn
🏢 Địa chỉ: Lô A6-X1, Đường Liên Cơ, Khu Đô Thị Mỹ Đình 1, Nam Từ Liêm, Hà Nội
📧 Email: contact@vtec.com.vn
📞 Hotline: 0981.026.488 - 0974.095.866 (Zalo hỗ trợ 24/7)