Dịch vụ Số hóa Tài liệu Lưu trữ – Giải pháp Chuyển đổi Số cho Cơ quan, Doanh nghiệp
 

Mục tiêu

Giới thiệu dịch vụ số hóa tài liệu của VTEC – giải pháp toàn diện giúp các cơ quan, doanh nghiệp chuyển đổi từ lưu trữ giấy truyền thống sang hệ thống tài liệu điện tử hiện đại, dễ tra cứu, an toàn và tiết kiệm chi phí.

 

 Đối tượng Khách hàng

• Cơ quan nhà nước: Ủy ban, sở ban ngành, trường học, bệnh viện…

• Doanh nghiệp: Công ty sản xuất, ngân hàng, bảo hiểm, bất động sản, v.v.

• Các đơn vị có nhu cầu quản lý, lưu trữ hồ sơ, văn bản, hợp đồng, tài liệu hành chính dạng số.

 

 Thực trạng lưu trữ tài liệu hiện nay

Hiện nay, phần lớn tài liệu vẫn được lưu trữ dưới dạng bản giấy, gây ra nhiều vấn đề:

• Khó tra cứu: Mỗi lần tìm kiếm tài liệu mất thời gian, phụ thuộc vào nhân sự lưu trữ.

• Tốn diện tích: Phải dành không gian lớn để lưu hồ sơ giấy, gây lãng phí văn phòng.

• Nguy cơ hư hỏng: Tài liệu dễ bị ẩm mốc, rách, cháy nổ hoặc thất lạc theo thời gian.

• Khó tích hợp vào hệ thống quản lý hiện đại: Không thể kết nối với phần mềm quản lý văn bản, ERP, DMS,…

• 
                
                  Hiện trạng hồ sơ ban đầu khi chưa chỉnh lý và số hoá

 

Lợi ích khi chuyển sang tài liệu số

Việc số hóa tài liệu mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

•  Tra cứu nhanh chóng: Chỉ vài giây để tìm đúng văn bản nhờ hệ thống tìm kiếm thông minh.

•  Bảo quản lâu dài: Dữ liệu được lưu trữ an toàn trên máy chủ, không bị hỏng theo thời gian.

•  Tiết kiệm chi phí vận hành: Giảm chi phí thuê kho, in ấn, nhân sự lưu trữ.

•  Dễ dàng tích hợp vào hệ thống CNTT: Kết nối dữ liệu với các phần mềm quản lý nội bộ.

•  Hỗ trợ làm việc từ xa: Nhân viên có thể truy cập tài liệu mọi lúc, mọi nơi.

 

 VTEC cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu trọn gói

Chúng tôi mang đến giải pháp trọn gói và linh hoạt, bao gồm:

1. Khảo sát & tư vấn miễn phí: Đánh giá hiện trạng hồ sơ, tư vấn phương án tối ưu.

2. Scan chuyên nghiệp: Sử dụng thiết bị hiện đại để số hóa tài liệu với độ phân giải cao.

3. Nhận diện ký tự quang học (OCR): Hỗ trợ OCR tiếng Việt chính xác cao, giúp tìm kiếm nhanh trên file PDF.

4. Tạo file PDF tìm kiếm được: Dễ dàng tra cứu bằng từ khóa.

5. Tạo metadata (siêu dữ liệu): Gắn thông tin cấu trúc theo yêu cầu quản lý.

6. Bàn giao đầy đủ: Dữ liệu ảnh + metadata được bàn giao qua thiết bị lưu trữ hoặc hệ thống FTP, cloud.
   
   
                                                   Hồ sơ sau khi được chỉnh lý và số hoá

 

 Cam kết từ VTEC

•  Chất lượng cao: Đảm bảo độ chính xác và rõ nét của tài liệu số hóa.

•  Tiến độ đúng hạn: Đáp ứng yêu cầu về thời gian của khách hàng.

•  Bảo mật tuyệt đối: Thực hiện theo quy trình bảo mật ISO, ký kết NDA với khách hàng.

 

📞 Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí!

VTEC sẵn sàng đồng hành cùng các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp trên hành trình chuyển đổi số hiệu quả và an toàn.