Chủ trương sáp nhập đơn vị hành chính và mô hình tinh gọn bộ máy đang đặt ra những bài toán hóc búa cho chính quyền địa phương 2 cấp. Làm thế nào để đẩy mạnh phân cấp, phân quyền, nâng cao hiệu quả quản lý nhưng không làm đứt gãy, thất lạc dòng chảy tài liệu, hồ sơ? Câu trả lời cốt lõi nằm ở việc gắn kết chặt chẽ giữa phân cấp quyền lực và chuyển đổi số chính quyền địa phương.

 

Chuyển đổi số chính là hệ thần kinh Trung ương, là cầu nối "sống còn" giữa tỉnh và xã

 

Ngày 22/12/2024, Bộ Chính trị đã ban hành Nghị quyết số 57-NQ/TW, trong đó, khoa học công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số được đặt ở vị trí trung tâm, không chỉ là động lực tăng trưởng mà còn là yếu tố quyết định năng lực điều hành, quản trị xã hội trong bối cảnh chuyển đổi sâu sắc của thời đại số. 

Chuyển đổi số không chỉ là công cụ, mà là nền tảng kiến tạo mô hình chính quyền mới - minh bạch, linh hoạt, gần dân và vì dân.
Kể từ ngày 1/7/2025, 34 tỉnh, thành phố trong cả nước bắt đầu triển khai thực hiện mô hình chính quyền địa phương hai cấp (gồm cấp tỉnh và cấp xã). 
Phát biểu tại Hội nghị sơ kết 6 tháng đầu năm và triển khai nhiệm vụ 6 tháng cuối năm 2025 của Ban Chỉ đạo Trung ương về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới, sáng tạo và chuyển đổi số ngày 2/7, Tổng Bí thư Tô Lâm đã nhấn mạnh: "Chuyển đổi số chính là hệ thần kinh Trung ương, là cầu nối "sống còn" giữa tỉnh và xã; là bộ não dữ liệu để tổng hợp, phân tích, cảnh báo sớm tình hình, không để xảy ra vùng trũng thông tin".

Tại tọa đàm "Chuyển đổi số - Cầu nối "sống còn" giữa hai cấp chính quyền địa phương", ở góc độ cơ quan quản lý, Thứ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ Phạm Đức Long khẳng định, thực hiện chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ về thúc đẩy chuyển đổi số, tạo nền tảng vững chắc cho vận hành chính quyền địa phương hai cấp, Bộ nhận thức rất rõ, nền tảng số là một yếu tố vô cùng quan trọng để bảo đảm việc giải quyết thủ tục hành chính cho người dân cũng như điều hành của chính quyền khi chúng ta sáp nhập các tỉnh cũng như kết thúc một cấp chính quyền, chỉ còn hai cấp.

Thủ tướng chủ trì hội nghị '3 trong 1' về triển khai Nghị quyết số 57-NQ/TW, cải cách hành chính và Đề án 06 - Ảnh: VGP

 

Ba trụ cột cốt lõi trong chuyển đổi số cấp cơ sở

 

Theo định hướng chiến lược quốc gia, mô hình chuyển đổi số tại các xã, phường, thị trấn hiện nay được triển khai đồng bộ dựa trên ba trụ cột chính:

• Chính quyền số: Đổi mới phương thức làm việc của bộ máy hành chính. Thay vì quản lý bằng giấy tờ truyền thống, mọi quy trình điều hành, luân chuyển văn bản, ký số và xử lý hồ sơ đều được thực hiện trên môi trường điện tử. Hệ thống dữ liệu phải được liên thông thông suốt giữa các cấp Xã – Huyện – Tỉnh.
• Kinh tế số: Thúc đẩy và hỗ trợ các hộ kinh doanh cá thể, hợp tác xã, doanh nghiệp địa phương ứng dụng công nghệ vào sản xuất, tiếp cận thương mại điện tử và phổ cập phương thức thanh toán không tiền mặt.
• Xã hội số: Nâng cao năng lực số cho cộng đồng dân cư thông qua các tổ công nghệ số cộng đồng, hướng dẫn người dân chủ động khai thác dịch vụ công trực tuyến, ứng dụng định danh điện tử (VNeID) và tương tác trực tiếp với chính quyền qua các kênh số.

 

Thách thức lớn về mặt dữ liệu và lưu trữ tại cấp xã, phường

 

Dù đạt được nhiều kết quả tích cực, thực tế triển khai chuyển đổi số tại chính quyền cấp cơ sở đang vấp phải một "hòn đá tảng" lớn: Hạ tầng dữ liệu chưa đồng bộ và gánh nặng từ kho tài liệu giấy.

• Hồ sơ tồn đọng qua nhiều thời kỳ: Khối lượng hồ sơ đất đai, hộ tịch, tư pháp... tích lũy qua hàng chục năm tại các xã, phường là cực kỳ khổng lồ.
• Hệ quả từ việc sáp nhập hành chính: Khi thực hiện sáp nhập các đơn vị hành chính, kho lưu trữ giấy từ nhiều nguồn đổ về một đầu mối gây ra tình trạng quá tải cơ học, tài liệu dễ xáo trộn, thất lạc và rất khó tra cứu.
• Nghịch lý tại bộ phận Một cửa: Cán bộ tiếp nhận dù có máy tính, có phần mềm nhưng khi cần đối chiếu hồ sơ gốc, hồ sơ lịch sử cũ của người dân thì vẫn phải vào kho lật tìm từng trang giấy thủ công. Điều này làm chậm tiến độ xử lý thủ tục hành chính và làm giảm chỉ số hài lòng của người dân.

 

Giải pháp thúc đẩy chuyển đổi số cấp xã, phường hiệu quả và bền vững

 

Sau khi nhận diện những khó khăn và thách thức, việc xây dựng lộ trình chuyển đổi số cho cấp xã, phường cần được triển khai đồng bộ với định hướng, chính sách cụ thể, cùng các công cụ phù hợp với năng lực địa phương. 

Tăng cường năng lực số cho đội ngũ cán bộ địa phương 

Một trong những yếu tố quyết định thành công của chuyển đổi số cấp xã, phường là con người. Cần chú trọng đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng số cho cán bộ, công chức, đặc biệt là năng lực khai thác, vận hành các nền tảng số, quản lý dữ liệu và xử lý công việc trực tuyến. Việc này không chỉ giúp họ thích ứng với công nghệ mà còn tạo ra tư duy quản lý hiện đại, minh bạch và hiệu quả hơn.

Trong những năm gần đây, Đảng và Nhà nước đã ban hành nhiều chủ trương nhằm nâng cao kỹ năng số cho đội ngũ cán bộ trên toàn quốc. Chương trình Chuyển đổi số quốc gia (Quyết định 749/QĐ-TTg, ngày 03/6/2020) xác định rõ yêu cầu đào tạo nhân lực số, nhấn mạnh việc cập nhật kiến thức về trí tuệ nhân tạo, dữ liệu lớn, điện toán đám mây… Đây là nền tảng để cán bộ địa phương được tiếp cận và hiểu đúng về công nghệ mới.

Tiếp đó, Chiến lược phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số giai đoạn 2021–2025 (Quyết định 942/QĐ-TTg) đã đưa yêu cầu bắt buộc về “tích hợp kỹ năng số vào chương trình bồi dưỡng cán bộ, công chức”. Chiến lược này giúp góp phần tạo ra lộ trình đào tạo bài bản, từ sử dụng dịch vụ công trực tuyến, quản lý hồ sơ điện tử đến vận hành hạ tầng dữ liệu.

Đặc biệt, Nghị định 171/2025/NĐ-CP về đào tạo, bồi dưỡng công chức tiếp tục mở rộng nội dung học tập, bổ sung kiến thức về khoa học công nghệ, đổi mới sáng tạo và kỹ năng số như một yêu cầu thiết yếu. Đây là bước tiến quan trọng giúp đội ngũ cán bộ cấp xã, phường sớm thích ứng với mô hình chính quyền số.
Nhiều địa phương hiện nay đã tích cực đã triển khai hiệu quả. Chẳng hạn:

• Hà Nội tổ chức các lớp bồi dưỡng kỹ năng số cho cán bộ xã/phường gắn với vận hành nền tảng “Công dân Thủ đô số – iHaNoi”.
• Bình Phước đào tạo rộng rãi kỹ năng sử dụng dữ liệu, ký số và xử lý hồ sơ trực tuyến cho cán bộ các xã vùng sâu, vùng xa.
• Đà Nẵng đưa nội dung kỹ năng số vào chương trình bồi dưỡng công chức hằng năm, gắn với vận hành Trung tâm Điều hành đô thị thông minh.

Những chương trình này cho thấy khi cán bộ cấp cơ sở được trang bị đầy đủ năng lực, chuyển đổi số xã, phường sẽ được triển khai thống nhất, giảm sai sót và tăng hiệu quả phục vụ người dân, đúng với mục tiêu “lấy người dân làm trung tâm” mà Chính phủ đặt ra. 

Tỉnh Bình Định khai mạc các lớp tập huấn, nâng cao trình độ về chuyển đổi số cho cán bộ, công chức, viên chức trong tỉnh. 

 

Xây dựng hạ tầng số đồng bộ, ổn định 

Hạ tầng mạng, trung tâm dữ liệu, hệ thống bảo mật và các thiết bị đầu cuối cần được đầu tư và nâng cấp đồng bộ. Đây là nền tảng để các dịch vụ công trực tuyến, hệ thống quản lý và các ứng dụng số vận hành trơn tru, hạn chế tình trạng “chuyển đổi số hình thức” – có phần mềm nhưng không thể khai thác hiệu quả. 

Chuẩn hóa và tích hợp dữ liệu dùng chung 

Việc quản lý dữ liệu hiện vẫn còn phân tán giữa các phòng ban và cấp hành chính. Để tạo ra hệ sinh thái số thống nhất, các xã, phường cần thực hiện chuẩn hóa quy trình nhập liệu, số hóa tài liệu giấy, và kết nối dữ liệu liên thông với cơ sở dữ liệu cấp huyện, tỉnh. Khi dữ liệu được số hóa, cập nhật và quản lý tập trung, công tác hành chính, thống kê, báo cáo trở nên nhanh chóng và chính xác hơn. 

Ứng dụng các nền tảng số thiết thực 

Các địa phương nên ưu tiên triển khai những nền tảng có tính ứng dụng cao và dễ tiếp cận, như hệ thống quản lý văn bản, cổng dịch vụ công trực tuyến, phần mềm quản lý một cửa điện tử, hay các giải pháp lưu trữ, quản lý hồ sơ tài liệu điện tử. Việc lựa chọn giải pháp cần căn cứ vào nhu cầu thực tế và mức độ sẵn sàng về hạ tầng của từng địa phương để đảm bảo hiệu quả đầu tư. 

 

VTEC Software – Đồng hành cùng chính quyền cơ sở xây dựng nền tảng dữ liệu số vững chắc

 

Hiểu rõ những khó khăn đặc thù về nguồn lực tài chính, nhân sự công nghệ cũng như áp lực quản lý hồ sơ tại các xã, phường hiện nay, VTEC Software cung cấp giải pháp tổng thể và chuyên sâu về Chỉnh lý số hóa và Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ.
Giải pháp của VTEC Software giúp các địa phương tháo gỡ triệt để bài toán chuyển đổi số thông qua 3 thế mạnh cốt lõi:

• Dịch vụ chỉnh lý tài liệu chuyên nghiệp: VTEC sở hữu đội ngũ chuyên gia am hiểu sâu sắc nghiệp vụ lưu trữ công, hỗ trợ các xã, phường phân loại, chỉnh lý khoa học toàn bộ tài liệu cũ, tài liệu bàn giao sau sáp nhập một cách chính xác, bảo mật và đúng pháp luật.
• Công nghệ số hóa thông minh: Hệ thống trang bị các giải pháp bóc tách dữ liệu tự động, giúp chuyển đổi nhanh chóng khối lượng hồ sơ giấy khổng lồ thành tài liệu điện tử sắc nét, chuẩn hóa dữ liệu đầu vào cho hệ thống Chính phủ điện tử.
• Phần mềm lưu trữ số VTEC tối ưu cho chính quyền 2 cấp: Phần mềm được thiết kế linh hoạt, giao diện thân thiện với cán bộ cơ sở, đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật, kết nối và an toàn thông tin. Hệ thống cho phép phân cấp, phân quyền khai thác dữ liệu chặt chẽ đến từng phòng ban, giúp bộ phận Một cửa tra cứu thông tin lịch sử chỉ trong vài click chuột.

Với năng lực công nghệ và sự tận tâm trong từng dự án, VTEC Software cam kết đồng hành cùng các cơ quan hành chính cấp xã, phường bứt phá trong hành trình xây dựng chính quyền số tinh gọn, hiệu lực và hiện đại.